Verwaltungsmanagement

Organisationsuntersuchungen befragen öffentliche Institutionen (oder Teile davon) ganzheitlich auf ihre Zweckmäßigkeit und Zukunftsfähigkeit. Unsere Methodik orientiert sich am Organisationshandbuch des Bundes (BMI/BVA). Die Untersuchung beteiligt die Beschäftigten im Untersuchungsbereich (z. B. durch Interviews) und erfolgt in drei Schritten: 1) IST-Erhebung, 2) IST-Analyse, 3) SOLL-Konzept.

Im Standard betrachten wir die Aspekte „Produkte und Leistungen“ (v. a. Aufgaben), „Performance und Prozesse“, „Personal und Strukturen“ sowie „technische Ressourcen“ (v. a. IT und Digitalisierung). Optional können auch die Aspekte „Strategie und Steuerung“ sowie die „Organisationskultur“ mit beleuchtet werden.

Aus den Ergebnissen der Erhebung und Analyse werden allgemeine Optimierungspotenziale ermittelt, eine neue SOLL-Struktur entwickelt und Maßnahmen für die Umsetzung abgeleitet. Konkrete inhaltliche Schwerpunkte und Methoden werden individuell mit dem Auftraggeber abgestimmt. Eine professionelle Begleitung bei der Umsetzung der Ergebnisse im Anschluss ist möglich.

Wir erfassen, bewerten und optimieren Ihre Prozesslandschaft. Typische Auslöser sind konkrete Digitalisierungsvorhaben (vorgelagerte Prozessvereinfachung/-vereinheitlichung, Ableitung von Anforderungen an IT-Lösungen aus optimierten fachlichen Prozessen), Wissensmanagement (z. B. bei Abgängen erfahrener Mitarbeiter:innen oder hoher Fluktuation) und Compliance (Datenschutz, TCMS, Risikomanagement usw.).

Mit einer strukturierten Prozesslandkarte wird Übersichtlichkeit hergestellt. Im Anschluss daran können einzelne Prozesse erhoben, analysiert und optimiert werden. Erhebung und Analyse erfolgen größtenteils live mit den Prozessbeteiligten in Workshops. Die Modellierung der Prozesse wird mit Fachsoftware und in einschlägigen Notationen und Formaten durchgeführt (BPMN 2.0, FIM). Alle Ergebnisse werden nachnutzbar zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch übernehmen wir für unsere Kunden auch die anschließende Pflege und regelmäßige Aktualisierung.

Bei einer Personalbedarfsermittlung werden für jede Aufgabe im Untersuchungsbereich objektiv die angemessenen Stellenanteile in Vollzeitäquivalenten ermittelt. Der transparent ermittelte Personalbedarf ist die Basis einer professionellen Steuerung von Personalressourcen.

Die Bemessung setzt beim Aufgabenkatalog des Untersuchungsbereichs an und arbeitet sowohl mit Daten der Beschäftigten als auch mit branchenspezifischen Vergleichswerten. Die Methodik orientiert sich am Leitfaden Personalbedarfsermittlung aus dem Organisationshandbuch des Bundes (BMI/BVA). Die Ergebnisse werden dem Auftraggeber so zur Verfügung gestellt, dass sie leicht fortgeschrieben werden können. Optional lassen sich auch qualitative Personalbedarfe ableiten, d. h. erforderliche Abschlüsse, Qualifikationen und Kompetenzen.

Das Personalmanagement in der öffentlichen Verwaltung steuert den gesamten Lebenszyklus von Beschäftigten und ist die Schnittstelle zwischen den Aufgaben einer Organisation und den Menschen, die diese Aufgaben erfüllen. Es sorgt dafür, dass die strategischen Ziele mit den Fähigkeiten, Anforderungen, Kompetenzen, Entwicklungsmöglichkeiten und personellen Ressourcen dauerhaft zueinander passen.

Die einzelnen Leistungsbestandteile können je nach fachlichem Zusammenhang aufeinander bezogen sein, sich gegenseitig beeinflussen und Synergien bilden, bauen jedoch nicht zwingend unmittelbar oder vollständig aufeinander auf. Ein ganzheitliches Personalmanagement stärkt die Arbeitgeberattraktivität, unterstützt eine bedarfsgerechte Ressourcensteuerung und schafft die Voraussetzungen für eine leistungs- und zukunftsfähige Verwaltung.