Dem Bereich Stadtteilkultur der Landeshauptstadt Hannover gelingt tagtäglich Erstaunliches: In mehr als 10 über das Stadtgebiet verteilten Kultureinrichtungen wird ein vielfältiges auf die Verhältnisse vor Ort abgestimmtes Kurs- und Veranstaltungsangebot auf die Beine gestellt. Die Nachfrage bei Jung und Alt ist groß – auch nach den Räumen, die Einzelpersonen oder Institutionen dort mieten können. Nicht weniger groß war also die Herausforderung, über Jahre gewachsene administrative Prozesse in den Einrichtungen zu vereinheitlichen, effizienter zu gestalten und ins digitale Zeitalter zu führen.
𝗨𝗻𝘀𝗲𝗿 𝗔𝗻𝘀𝗮𝘁𝘇
Anstatt die bestehenden Prozesse direkt mit der IT-Brille auf Digitalisierungspotenziale zu durchleuchten, war es uns wichtig, die Arbeitsabläufe zunächst aus fachlich-organisatorischer Sicht zusammen mit den Akteuren gründlich auf den Prüfstand zu stellen. Und das nicht vom heimischen Schreibtisch aus, sondern hautnah dort, wo die Arbeit gemacht wird: In den Stadtteilkultureinrichtungen.
– Workshop-Reihe zur Prozesserhebung und -analyse unter enger Einbindung der Prozessbeteiligten
– Einbindung der Kundenperspektive und Wünsche über Befragung und Einzelinterviews
– Workshop-Reihe zur Prozessoptimierung und Erarbeitung eines gemeinsam getragenen Zielbilds
– Überführung der Prozessmodelle zur Nachnutzung in städtische Prozessmanagementsoftware
– Vorbereitung IT-Beschaffung: Intensive Markterkundung sowie Ableitung und Validierung konkreter Anforderungskataloge für passgenaue Softwareunterstützung
𝗗𝗮𝘀 𝗘𝗿𝗴𝗲𝗯𝗻𝗶𝘀
Ein gemeinsames Prozessverständnis über die Einrichtungen hinweg. Für die Verwaltungskundschaft wird es damit einfacher und transparenter. Für die Mitarbeitenden bedeutet es langfristig weniger organisatorischen Aufwand und mehr Zeit für das, worauf es ankommt: die Gestaltung von Angeboten und die Förderung kultureller Teilhabe vor Ort.
Für uns zeigt dieses Projekt einmal mehr: Erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht mit Software, sondern bei den tatsächlichen Arbeitsabläufen und den Menschen, die sie täglich gestalten. Nur so kann Technologie ihr Potenzial entfalten.
